Politique de confidentialité

Date d'entrée en vigueur : 25 mai 2025 | Dernière mise à jour : 25 mai 2025

Qui nous sommes

Aura HR est un produit d'Aurelium Ltd, offrant des outils de support RH alimentés par l'IA aux clients entreprise et leurs employés. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à assurer la transparence concernant l'utilisation de vos données personnelles.

Rôles de traitement des données

Aura HR agit en tant que sous-traitant au nom de nos organisations clientes, qui sont les responsables de traitement. Cela signifie :

• Votre employeur détermine quelles données sont collectées et comment elles sont utilisées
• Aura HR traite ces données selon les instructions de votre employeur
• Votre employeur reste responsable de répondre à vos demandes de droits relatifs à la vie privée
• Nous aidons votre employeur à respecter ses obligations RGPD

Pour les employés : Contactez votre département RH pour les demandes liées aux données.
Pour les administrateurs clients : Contactez ask@aurelium.tech pour une assistance technique.

Quelles données nous collectons

Nous pouvons collecter et traiter les types de données personnelles suivants :

Catégorie	Exemples
Données de compte	Nom, adresse e-mail, titre du poste, préférence de langue
Interactions de chat	Questions soumises via le chatbot
Contenu des documents	Données provenant des politiques RH téléchargées
Analyses d'utilisation	Horodatages, utilisation des fonctionnalités, parcours de navigation
Correspondance de support	Messages par e-mail ou via la plateforme

Nous ne collectons pas de données sensibles sauf si elles sont explicitement fournies par le client.

Comment et pourquoi nous utilisons vos données

Finalité	Base légale
Fournir et améliorer notre assistant IA	Exécution d'un contrat
Personnaliser les réponses via l'IA/LLM	Intérêt légitime / contrat
Support et opérations de service	Intérêt légitime
Analyse d'utilisation et surveillance des performances	Intérêt légitime
Conformité légale	Obligation légale

Utilisation des modèles de langage de grande taille (LLM)

Pour fournir une assistance RH pertinente et contextuelle, Aura HR utilise des modèles de langage de grande taille (LLM) auto-hébergés de qualité entreprise au sein de notre infrastructure cloud sécurisée. Ces modèles alimentent les réponses du chatbot aux requêtes des utilisateurs au sein de votre organisation.

Dans certains cas, nous pouvons inclure des données personnelles limitées sous la forme de :

• Votre nom
• Votre rôle ou département
• Le contexte de votre demande (par exemple, « Quelle est la politique de congés pour les ingénieurs ? »)

Ces données sont utilisées uniquement pour générer une réponse plus précise et personnalisée.

Mesures de protection :

• Pas d'entraînement de modèle : Vos données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles IA
• Pas de conservation : Les requêtes sont traitées sans état — les données ne sont pas stockées au-delà du cycle de traitement
• Contrôles d'infrastructure : Le traitement LLM se fait au sein de notre infrastructure cloud contrôlée basée en UE
• Données minimales envoyées : Nous ne traitons que les données minimales nécessaires pour générer une réponse utile

Traitement des documents

Lorsque des documents RH sont téléchargés sur Aura HR, ils sont :

• Divisés en petits segments au sein de l'infrastructure UE
• Traités via notre infrastructure LLM auto-hébergée pour la vectorisation et l'extraction d'entités
• Traités sans état avec aucune conservation de données au-delà du cycle de traitement
• Stockés sous forme d'embeddings vectoriels (Pinecone, UE) et de structures de connaissances dérivées (Neo4j, UE)
• Les fichiers de documents originaux sont définitivement supprimés après le traitement

Partage des données et sous-traitants

Nous pouvons partager des données avec des sous-traitants de confiance selon des garanties contractuelles et techniques strictes :

Fournisseur	Finalité	Localisation
AWS	Hébergement et infrastructure	UE (plusieurs régions)
Pinecone	Base de données vectorielle	UE (AWS eu-west-1)
Neo4j	Base de données graphique pour la cartographie des relations	Union européenne (instances AuraDB EU)

Une liste complète est disponible sur demande.

Conservation des données

Nous conservons les données uniquement aussi longtemps que nécessaire pour remplir les finalités ci-dessus ou selon les exigences légales :

Type de données	Période de conservation
Données de compte	Jusqu'à suppression par l'utilisateur/administrateur
Documents téléchargés (fichiers originaux)	Supprimés immédiatement après le traitement
Embeddings vectoriels (Pinecone)	Durée du contrat client
Données graphiques - entités et relations (Neo4j)	Durée du contrat client
Journaux d'interaction	12 mois
Journaux d'accès et d'audit	12 mois

Vous pouvez demander une suppression à tout moment.

Vos droits

Vous avez le droit de :

• Accéder à vos données
• Demander une correction ou une suppression
• Vous opposer au traitement
• Demander l'export de vos données (portabilité)
• Retirer votre consentement (le cas échéant)

Remarque : Si vous êtes employé d'une organisation utilisant Aura HR, votre employeur agit en tant que responsable de traitement. Pour exercer vos droits, veuillez d'abord contacter votre département RH ou votre délégué à la protection des données. Ils peuvent utiliser les outils de la plateforme Aura ou nous contacter en votre nom.

Si vous êtes administrateur client, vous pouvez gérer les droits des utilisateurs directement via la plateforme ou nous contacter à ask@aurelium.tech

Mesures de sécurité

Nous utilisons :

• Chiffrement (au repos et en transit)
• Contrôle d'accès basé sur les rôles et authentification à deux facteurs
• Journalisation et surveillance
• Tests réguliers et planification de la résilience

Cookies et analyses

Notre plateforme utilise des cookies essentiels pour :

• L'authentification des utilisateurs et la gestion des sessions
• Les fonctionnalités de base et la sécurité

Nous n'utilisons pas de cookies de publicité, de suivi ou de profilage. Vous pouvez gérer vos préférences de cookies dans les paramètres de votre navigateur, bien que la désactivation des cookies essentiels puisse affecter les fonctionnalités de la plateforme.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique périodiquement. Les modifications importantes seront communiquées à la prochaine connexion ou par e-mail.

Contact

Pour toute question ou préoccupation, contactez :
E-mail : ask@aurelium.tech